TAHAPAN MEMBUAT ACARA atau KEGIATAN

segala hal yang memerlukan manajemen sebaiknya menggunakan kaidah manajemen agar bisnis atau suatu kegiatan/acara bisa berlangsung dengan baik/sukses..
adapun salah satu kaidah manajemen yaitu  fungsi manajemen,salah satu fungsi manajemen yang paling terkenal dikemukakan oleh george terry
Terry mendefinisikan manajemen dalam bukunya Principles of Management yaitu "Suatu proses yang membedakan atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan dengan memanfaatkan baik ilmu maupun seni demmi mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya". Dari definisi Terry itulah kita bisa melihat fungsi manajemen menurutnya. Berikut ini adalah fungsi manajemen menurut Terry:

1. Perencanaan (planning) yaitu sebagai dasar pemikiran dari tujuan dan penyusunan langkah-langkah yang akan dipakai untuk mencapai tujuan. Merencanakan berarti mempersiapkan segala kebutuhan, memperhitungkan matang-matang apa saja yang menjadi kendala, dan merumuskan bentuk pelaksanaan kegiatan yang bermaksuud untuk mencapai tujuan.
2. Pengorganisasian (organization) yaitu sebagai cara untuk mengumpulkan orang-orang dan menempatkan mereka menurut kemampuan dan keahliannya dalam pekerjaan yang sudah direncanakan.
3. Penggerakan (actuating) yaitu untuk menggerakan organisasi agar berjalan sesuai dengan pembagian kerja masing-masing serta menggerakan seluruh sumber daya yang ada dalam organisasi agar pekerjaan atau kegiatan yang dilakukan bisa berjalan sesuai rencana dan bisa memcapai tujuan.
4. Pengawasan (controlling) yaitu untuk mengawasi apakah gerakan dari organisasi ini sudah sesuai dengan rencana atau belum. Serta mengawasi penggunaan sumber daya dalam organisasi agar bisa terpakai secara efektif dan efisien tanpa ada yang melenceng dari rencana 

-
 
nahh...disini saya akan membahas bagaimana tahapan membuat suatu acara yang baik yaitu dengan menerapkan fungsi manajemen
pertama yang harus dilakukan yaitu membuat suatu perencanaan ( planning) :

menurut Stoner James, AF (1988) perencanaan mempunyai empat langkah dasar yaitu

1. menetapkan tujuan
2. menentukan situasi sekrang
3. menentukan bantuan dan rintangan
4. mengembangkan seperangkat tindakan
  ------ -------TUJUAN-----------------


DALAM MEMBUAT ACARA TUJUAN TERSEBUT DISUSUN DALAM BERKAS PROPOSAL, SCHEDULE MAUPUN SKALA PRIORITAS

A. PERENCANAAN (PLANNING)

1. membuat proposal 
 
Didalam proposal yang standar menurut saya biasanya berisi :
 a. Caver
 b. Lembar Pengesahan
 c. Pendahuluan
 d. Nama Kegiatan
 e. Tema Kegiatan
 f. Tujuam Kegiatan
 g. Waktu dan Tempat Kegiatan
 h. Susunan Acara
 i.Susunan Kepanitiaan
 j.Rencana Kegiatan
 k.Penutup

2. Membuat schedule

3. Membuat Skala Prioritas

B. PENGORGANISASIAN (ORGANIZATION)
 Pengorganisasian (organization) yaitu sebagai cara untuk mengumpulkan orang-orang dan menempatkan mereka menurut kemampuan dan keahliannya dalam pekerjaan yang sudah direncanakan.
dalam sebuah acara  agar semuanya bisa terorganisir dibuatlah susunan kepanitian acara
adapun contoh susunan kepanitiaan sebagai berikut :

A.    SUSUNAN PANITIA

Pelindung                            : Agus Sobar, SE.,M.M

Penanggung Jawab             : Asep Rasid Akbar

Ketua Pelaksana                  : Endin Solehudin

Wakil Ketua Pelaksana       : Milawati Safriani

Sekretaris                            : Mita Insari Nurhasanah

Bendahara                           : Silvi Malvina Oktaviani

Sie.Perlengkapan Umum    : 1. Peralatan

                                                Koordinator          : Ardi Agustian

Anggota                : Imam Bachtiar

         Luky A

         Apriandi

      2. Sertifikat

 Koordinato           : Slamet Azhari

 Anggota               : Riky R

        Wanda A.P

         Susi Susanti

Sie. Konsumsi                        : Koordinator         : Eti Kusmiati

       Anggota               : Moch Beno S I

  Neni Nuraini

        Eva Anggreani F

Sie. Dokumentasi&Dekorasi : Koordinator          : Rayindra P

   Anggota             : Anneke A P

  Fika Ferientika

Sie. Humas & Publikasi         : Koordinator         : Aldy Aliadha P

  Anggota              : Citra Dewi O

  Tegar Gumilar

C. PERGERAKAN (ACTUATING)

 Penggerakan (actuating) yaitu untuk menggerakan organisasi agar berjalan sesuai dengan pembagian kerja masing-masing serta menggerakan seluruh sumber daya yang ada dalam organisasi agar pekerjaan atau kegiatan yang dilakukan bisa berjalan sesuai rencana dan bisa memcapai tujuan.

Dalam sebuah acara atau kegiatan agar tugas-tugas masing-masing devisi  lebih efektiv  maka alangkah baiknya tugas itu dituliskan

contoh surat - surat yang diperlukan dalam sebuah kegiatan anda dapat melihatnya di alamat ini :



D. PENGAWASAN (CONTROLLING)

 Pengawasan (controlling) yaitu untuk mengawasi apakah gerakan dari organisasi ini sudah sesuai dengan rencana atau belum. Serta mengawasi penggunaan sumber daya dalam organisasi agar bisa terpakai secara efektif dan efisien tanpa ada yang melenceng dari rencana

biasanya dalam sebuah acara atau kegiatan yang dominan mengawasi acara yaitu ketua pelaksana dalam acara atau kegiatan tersebut
terutama mengawasi tugas-tugas masing-masing devisi yang sudah ditargetkan waktu penyelsaiaannya apakah sudah dikerjakan atau belum tidak hanya itu seorang ketua pelaksana harus tepat dalam mengambil keputusan .
adapun hasil dari pengawasan tersebut haruslah adanya sebuah Evaluasi agar acara yang akan datang bisa lebih baik lagi
adapun evaluasi tersebut disusun dalam bentuk laporan pertanggung jawaban atau biasa disebut LPJ